Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä

 

Osuuskunta Viexpo,

Runeberginkatu 11, 68600 Pietarsaari

Kokkolan toimipiste, Ristirannankatu 1, 67100 Kokkola

Vaasan toimipiste, Wolffintie 35B, 65200 Vaasa

vaasa@viexpo.fi

www.viexpo.fi

 

 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

 

Talous- ja markkinointiassistentti Joakim Södergård

Wolffintie 35B, 5 krs., 65200 Vaasa

vaasa@viexpo.fi

puh. 050 408 4422

 

 

Rekisterin nimi

 

Viexpon asiakas-, jäsen-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteri

 

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

Asiakas-, jäsen-, sidosryhmä- ja markkinointirekisterin tietoja käytetään asiakassuhteiden ja jäsenyyden hoitoon sekä viestintään ja markkinointiin.

Rekisteritietoja voidaan käyttää asiakas- ja jäsensuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden toteuttamiseen, tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen, asiakastapahtumien varmentamiseen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämiseen sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisteritietoja voidaan lisäksi käyttää viestintään, uutiskirjeiden toimittamiseen, palveluista tiedottamiseen ja markkinointiin (ml. sähköinen suoramarkkinointi). Tämä voi koskea myös Viexpon kumppaneiden tuotteita tai palveluita.

Rekisteri kattaa myös tytäryhtiö Viexpo Services Oy:n asiakkaat ja sidosryhmät.

Viexpo tekee yhteistyötä eri palveluntarjoajien kanssa.

 

 

Rekisterin tietosisältö

 

Asiakas-, jäsen-, sidosryhmä- ja markkinointirekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • Yrityksen nimi ja osoite, kotisivujen osoite, toimiala(t)
  • Yrityksen yhteyshenkilön tiedot (nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite sekä tehtävä ja asema yrityksessä)
  • Asiakkuuteen/jäsenyyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot,
  • Asiakas- ja jäsenhistoria
  • Laskutustapatieto, laskutusyhteystiedot ja muut laskutukseen liittyvät tiedot
  • Tiedot yhteydenotoista/tapaamisista/osallistumisista
  • Asiakkaan/Jäsenen itsensä antamat tai muutoin asiakkaan/jäsenen suostumuksella kerätyt lisätiedot (esim. asiakas-/jäsenkyselypalautteet, asiakkaan/jäsenen mielenkiinnon kohteet)

 

 

Säännönmukaiset tietolähteet

 

Viexpo saa tietoja oman toimintansa kautta sekä rekisteröidyltä itseltään.

 

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU/ETA -alueen ulkopuolelle

 

Tietoja ei luovuteta Viexpon ulkopuolelle eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Viexpo kuitenkin käyttää markkinoinnissa ja tiedotuksessa MailChimp-sähköpostipalvelua, johon siirretään käyttäjistä nimi ja sähköpostiosoite. MailChimp on yhdysvaltalainen yhtiö, jolloin henkilötietoja siirtyy Euroopan unionin ulkopuolelle. Yritys kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle ja noudattaa omalta osaltaan EU:n tietosuoja-asetusta. Lisää tietoa: MailChimp (https://mailchimp.com/legal/privacy/).

 

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisteriä ylläpidetään pääasiassa sähköisenä tallenteena. Manuaalinen aineisto säilytetään Talous- ja markkinointiassistentin lukitussa kaapissa. Työtiloissa liikkumista valvotaan kulkuluvilla.

Tietojärjestelmä on täysin suojattu ja rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Pääsy MailChimp-palvelun tietokantaan on rajoitettu käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Rekisterinpitäjän henkilöstö on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin.

Järjestelmä toimii palveluntarjoajan palvelimella ja sen varmuuskopiointi ja tietoturvapäivitykset on hoidettu asianmukaisesti.

 

 

Tietojen säilytysaika ja hävittäminen

 

Tiedot säilytetään asiakas-/jäsenyyssuhteen, tms. suhteen jatkumisen ajan sekä lain velvoittaman ajan (tili- ja laskutustiedot).

 

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Asiakkaalla/Jäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on rekisteriin tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee asiakas-, jäsen-, sidosryhmä- ja markkinointirekisterin rekisteritietoja.

Asiakkaalla/Jäsenellä voi milloin tahansa pyytää rekisterin hoitajilta tai vastuuhenkilöiltä, että hänen tietonsa korjataan.

Asiakkaalla/Jäsenellä on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi ilmoittamalla siitä rekisterin pitäjälle.

 

Päivitetty 17.5.2018