Registerbeskrivning

Registeransvarig

 

Andelslaget Viexpo
Runebergsgatan 11, 68600 Jakobstad
kontoret i Karleby, Ristrandsgatan 1, 67100 Karleby
kontoret i Vasa, Wolffskavägen 35 B, 65200 Vasa
vaasa@viexpo.fi
www.viexpo.fi

 

 

Kontaktperson i ärenden som gäller registret:

 

Ekonomi- och marknadsföringsassistent Joakim Södergård
Wolffskavägen 35 B, 5. vån., 65200 Vasa
vaasa@viexpo.fi
tel. 050 408 4422

 

 

Registrets namn

 

Viexpos kund-, medlems-, intressegrupps- och marknadsföringsregister

 

 

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

 

Uppgifterna i kund-, medlems-, intressegrupps- och marknadsföringsregistret används för att sköta kundrelationer och medlemskap samt för kommunikation och marknadsföring.
Uppgifterna i registret kan användas för att administrera, sköta, upprätthålla och utveckla kund- och medlemsrelationer, rikta utbudet, för analys, för att utföra, producera, erbjuda och utveckla tjänster, verifiera kundtransaktioner, utveckla kundbetjäningen och affärsverksamheten samt för opinions- och marknadsundersökningar och andra statistiska ändamål.
Registeruppgifterna kan därtill användas för kommunikation, för att skicka nyhetsbrev och informera om tjänster samt för marknadsföring (inklusive elektronisk direktmarknadsföring). Detta kan också gälla produkter eller tjänster som Viexpos partner erbjuder.
Registret omfattar också dotterbolaget Viexpo Services Ab:s kunder och intressegrupper.
Viexpo samarbetar med olika tjänsteproducenter.

 

 

Uppgifter som ingår i registret

 

I kund-, medlems-, intressegrupps- och marknadsföringsregistret ingår följande uppgifter:
• Företagets namn och adress, webbadress, bransch(er)
• Uppgifter om företagets kontaktperson (namn, adress, telefonnummer och e-postadress samt uppgift och position i företaget)
• Uppgifter som berör kundrelationen/medlemskapet och avtalsförhållandet
• Kund- och medlemshistoria
• Uppgifter om faktureringssätt, faktureringsadress och övriga uppgifter som berör faktureringen
• Uppgifter om kontakttillfällen/möten/deltaganden
• Tilläggsuppgifter som kunden/medlemmen själv gett eller som vi på annat sätt samlat in med kundens/medlemmens tillåtelse (t.ex. respons i kund-/medlemsenkäter, kundens/medlemmens intresseområden)

 

 

Regelrätta informationskällor

 

Viexpo erhåller information genom sin egen verksamhet och från den registrerade själv.

 

 

Regelrätt överlåtelse av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU/EES-området

 

Viexpo överlåter inte uppgifterna åt utomstående och de överförs inte till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Viexpo använder dock MailChimp e-posttjänsten för marknadsföring och informering. I MailChimp för vi namn och e-postadress. MailChimp är ett företag från USA vilket innebär att personuppgifter överförs utanför den Europeiska unionen. Företaget ingår i en lista på Privacy Shield -certifierade företag mellan USA och EU och för sin del följer EU:s dataskyddsförordning. Ytterligare information: MailChimp (https://mailchimp.com/legal/privacy/).

 

 

Principerna för skyddet av registret

 

Registret upprätthålls i huvudsak som ett elektroniskt dokument. Fysiska dokument förvaras i ett låst skåp av vår ansvariga för ekonomi och administration. Tillträdet till arbetsutrymmena övervakas med passerkort.

Datasystemet har ett fullständigt skydd och registret används enbart av personer i vars arbetsbeskrivning användningen ingår. Tillträde till MailChimp-tjänsten har begränsats med användarnamn och lösenord. Personal som är anställd av den registeransvariga är bunden av tystnadsplikt.

Systemet fungerar på tjänsteleverantörens server och dess säkerhetskopiering och dataskyddsuppdateringar har skötts korrekt.

 

 

Förvaringstid och förstöring av uppgifterna

 

Uppgifterna lagras så länge kundrelationen/medlemskapet eller motsvarande förhållande är i kraft och så länge som lagen föreskriver (konto- och faktureringsuppgifter).

 

 

Den registrerades rättigheter

 

Kunden/medlemmen har rätt att kontrollera vilka uppgifter om personen som har sparats i registret. Begäran om granskning ska sändas skriftligt och försedd med underskrift till den registeransvarigas kontaktperson. I begäran om granskning bör nämnas att begäran gäller uppgifterna i kund-, medlems-, intressegrupps- och marknadsföringsregistret.
Kunden/medlemmen kan när som helst begära att registrets förvaltare eller ansvarsperson korrigerar uppgifterna om personen.
Kunden/medlemmen har rätt att tacka nej till direktmarknadsföring genom att meddela om detta till den registeransvariga.

 

Uppdaterat 17.5.2018